Zarządzanie nieruchomością

Czynności związane ze współpracą z Deweloperem:

• Porady prawne związane z niezbędnymi uregulowaniami formalnymi dot. powołania i funkcjonowania Wspólnoty oraz obowiązków Inwestora;
• Porady branżowe związane z minimalizacją zagrożeń wynikających z relacji właściciel lokalu/ Deweloper;
• Analiza kosztów utrzymania nieruchomości oraz sugerowanie działań optymalizacyjnych, włącznie z przygotowywaniem i negocjowaniem umów o dostawy, bądź usługi;
• Zarządzanie procesem usuwania usterek budowlanych w relacjach właściciele lokali – wykonawca w oparciu o przyjęte procedury ustalone z Deweloperem, w tym przyjmowanie zgłoszeń dot. indywidualnych lokali, jak i z części wspólnych, przekazywanie ich Deweloperowi/wykonawcy oraz potwierdzanie interwencji wykonawcy;
• Tworzenie list wad i usterek oraz ich statusu w indywidualnych lokalach oraz w częściach wspólnych, a także ich bieżąca aktualizacja i przesyłanie stosownego comiesięcznego raportu w tej sprawie na adres e-mailowy przedstawiciela Zarządcy Powierzonego;
• Przyjmowanie zgłoszeń o występowaniu usterek w indywidualnych lokalach od ich właścicieli w ramach ich roszczeń z tytułu gwarancji;

 

Czynności związane z bieżącym zarządzaniem / administrowaniem i eksploatacją nieruchomości:

• Protokolarne przejęcie dokumentacji administracyjnej, dokumentacji budowy i powykonawczej dot. nieruchomości od Dewelopera (w przypadku powierzenia nam Zarządu Powierzonego);
• Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przez przepisy prawa budowlanego;
• Nadzór nad terminowym zlecaniem wszelkich kontroli technicznych;
• Kontrola i nadzór nad zapewnieniem dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej, wody, gazu, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci;
• Kontrola i nadzór nad wszelkimi usługami związanymi z funkcjonowaniem nieruchomości;
• Kontrola i nadzór nad usuwaniem awarii i ich skutków;
• Zbieranie ofert dotyczących umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości;
• Pełnienie dyżurów informacyjnych na terenie nieruchomości codziennie lub w określone dni tygodnia. W przypadku drugiego wariantu, poza dyżurami, zapewniamy regularne wizytacje nieruchomości.
• Dokonywanie odczytów liczników i ich weryfikacji;
• Kontrola nad utrzymaniem w należytym stanie porządku i czystości pomieszczeń oraz terenów służących do wspólnego użytku właścicieli lokali;
• Przesyłanie na adres e-mailowy przedstawiciela Zarządcy Powierzonego, raportu miesięcznego zawierającego najważniejsze, aktualne informacje dotyczące zarządzania nieruchomością wspólną, w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca za dany okres.

 Czynności związane z obsługą nieruchomościj i jej mieszkańców:

• Dbanie o zadowolenie i komfort mieszkańców poprzez właściwe informowanie i bieżące rozwiązywanie zgłaszanych problemów;
• Nadzór nad organizacją Wspólnoty Mieszkaniowej poprzez wystąpienie o nadanie nr NIP, Regon i założenie konta bankowego;
• Weryfikowanie stanu formalnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu lokali i właścicieli lokali;
• Przygotowywanie i obsługa obowiązkowych zebrań właścicieli nieruchomości i wszystkich innych zebrań;
• Udzielanie informacji administracyjnych właścicielom oraz użytkownikom lokali osobiście lub poprzez telefon, e-mail.

 

Czynności związane z gospodarką ekonomiczno-finansową nieruchomości wspólnej::

• Prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej oraz ewidencji zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• Przygotowywanie projektów planów gospodarczych (w formie planów rzeczowo – finansowych) i korekt tych planów;
• Przygotowywanie naliczeń na podstawie uchwał oraz rozliczeń planów gospodarczych;
• Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych;
• Przygotowywanie comiesięcznych informacji o poniesionych kosztach utrzymania nieruchomości oraz przychodach;
• Analizowanie, nadzór i prowadzenie windykacji należności;
• Rozliczanie z właścicielami lokali opłat z tytułu kosztów utrzymania nieruchomości, kosztów zużytych mediów, funduszu na remonty i modernizacje, w tym rozliczanie zaliczek wnoszonych na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej i fundusz na remonty i modernizacje raz na 12 miesięcy oraz rozliczanie zaliczek wnoszonych na koszty zużytych mediów raz na 6 lub 12 miesięcy w zależności od częstotliwości zaakceptowanej przez Wspólnotę Mieszkaniową w formie uchwały;
• Przygotowywanie płatności do podpisu/autoryzacji;
• Udzielanie informacji księgowych właścicielom oraz użytkownikom lokali w godzinach dyżurów telefonicznych przez 8h tygodniowo oraz poprzez e-mail;
• Przesyłanie na adres e-mailowy przedstawiciela Zarządcy Powierzonego informacji finansowych dotyczących nieruchomości w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni;